안녕하세요... 브레어 토끼 입니다.
오늘은 언론홍보 업무에서 중요한 부분을 차지하는 보도자료 작성법에 대해 얘기해 보겠습니다.
홍보 마케팅에 대하 접해보신 적이 없으신 분들은 아무 신문 방송에 나오는 모든 기사들이 기자가 직접 취재해서 보도한다고 생각하실 수도 있을것 같습니다.
언론사 기자들은 출입처라고 해서 담당하는 분야 또는 행정기관 및 기업 등이 따로 있습니다. 그래서 해당 기관이나 기업에는 작성해서 배포하는 보도자료를 기초로 기사를 작성하는 일이 많습니다. 따라서 각종 기관과 기업은 주요 언론사 기자들이 자신들이 원하는 방향으로 기사를 작성하도록 유도하기 위해, 기사 작성에 편하도록 보도자료를 송부합니다.
간혹 어디 한군데 고칠 곳이 없을 정도로 깔끔하게 잘 정리된 보도자료는 그대로 기사화 되기도 합니다. 그래서 보도자료에 오타가 기사에도 그대로 반영되는 웃지못할 일이 벌어지기도 합니다.
많은 언론사 기자들이 우리 보도자료를 활용해 기사를 작성하도록 하기 위해서는 몇가지 원칙에 맞춰 작성하는 것이 좋습니다.
1. 제목을 매력적으로 뽑아라
기자들은 하루에 수백통의 메일을 받습니다. 기자들에게 우리 기사를 쓰도록 하기 위해 많은 기관과 단체, 기업에서 보도자료를 작성해 메일을 보내기 때문입니다.
기자들은 아이템 회의, 취재, 기사작성, 기사 마감 등 하루 하루를 바쁘게 보내는 경우가 많습니다. 그래서 메일을 일일이 하나 하나 읽어보기 쉽지 않습니다. 그래서 어디서 보낸 메일인지, 제목이 무엇인지 대략 훝어보고 읽어야할 메일만 남기고 지우는 경우가 많습니다.
그래서 메일 제목에서부터 기자의 관심과 눈길을 끌 수 있어야 합니다.
예를 들어 환절기 어린이 발열 질환 관련 아이템으로 건강 보도자료를 준비했다고 가정해 봅시다.
환절기에는 어린이들이 감기에 걸리기 쉽고, 열이나는 경우도 많습니다. 요즘 같이 코로나19가 유행하고 있을때... 아이가 열이 난다면 병원을 가야할지 말아야 할지 고민이 될것입니다.
어떤 경우에 아이가 열이 나고, 어떤 경우에는 꼭 병원에 가야하는지 상세하 설명으로 보도자료를 작성했는데...
제목을 "가을철 어린이 발열질환 조심하세요" 이렇게 정한다면 관심을 끌기 어려울 것입니다.
이럴 땐 [아이가 열이 있는데…찜찜한 병원 가야 하나], [갑자기 열 나는 우리 아이, 꼭 병원 가야하는 상황은?], [갑자기 열 나는 아이, 이럴 땐 꼭 병원 안 가도 됩니다] 같이 알리고자 하는 내용이 제목에 함축적으로 담으면서 구체적인 내용에 대한 궁금증을 유발할 수 있는 제목을 뽑아야 합니다.
일본의 잔재라 써서는 안되는 말인데.. 시쳇말로 "야마를 섹시하게 뽑아야 한다"고들 합니다.
2. 두괄식 구성으로 작성해라
섹시하게 잘 뽑은 제목으로 담당 기자가 우리가 보낸 보도자료 메일을 열었습니다. 그리고 보도자료를 읽는데 도통 무슨 말을 하려는건지, 무슨 내용인지 이해가 안된다면...
앞에서 언급했다시피 기자는 시간에 쫓기는 직업입니다. 보도자료의 첫 한문단을 읽었을 때 '아~~ 무슨 내용이구나' '무슨 얘기를 하려는구나' 정도는 확인할 수 있어야 합니다. 그래야 나머지 내용을 마저 읽고 기사화할지... 아니면 '제목은 그럴싸 했는데 별 내용이 없네' 하고 창을 닫을지 결정하게 됩니다.
그래서 첫 문장에서 전체 내용을 함축적으로 보여주고 뒤에 이어지는 문장에서 앞에서 언급한 내용을 중요한 순서대 설명해 주는 방식을 취하는 것이 좋습니다.
3. 쉽게 써라
보도자료 작성에 대해 공부하다 보면 제일 많이 듣는 얘기 중이 하나입니다.
보도자료는 '중학교 2학중학교 학력의 독자가 읽고 쉽게 이해할 정도의 누구나 쉽게 이해할 수 있어야 한다'는 것입니다.
되도록이면 전문용어나 어려운 한자 등은 피하는 것이 좋고, 전문용어를 사용해야 한다면 용어의 설명을 덧붙여서 기자가 쉽게 이해할 수 있게 하는 것이 중요합니다.
간혹 의사들이 발표한 논문 내용을 인용해 보도자료를 작성해야 하는 경우가 있습니다. 어려운 의학용어를 안쓸 수가 업습니다. 이럴때 꼭 한글표기를 병행하고 설명도 덧붙이는 것이 좋습니다.
그리고 보도자료를 쉽게 쓰기 위해서는 보도자료를 작성하는 사람이 해당 내용에 대해 완벽하게 이해를 해야 합니다.
간단한 행사가 됐던, 어려운 의학 논문이 됐든 보도자료 작성자가 해당 내용에 대해 완벽하게 이해하지 못했다면 다른 사람들이 이해할수 있게 쉽게 쓰는것은 불가능합니다.
4. 사진과 동영상을 첨부해라
보도자료 내용과 관련된 사진과 동영상을 첨부하면 가시화 될 확률이 높아집니다. 사진이나 영상의 퀼리티가 좋다면 기사의 크기도 커질 가능성도 있습니다.
독자들은 텍스트만 꽉 차있는 기사보다는 사진이 첨부된 기사에 눈길이 가게 됩니다. 그러다 보니 신문사에서도 좋은 사진이 있다면 기사와 함께 배치하게 됩니다. 요즘은 지면 기사 외에도 인터넷 기사 노출도 효과적이고, 방송에서도 시민들이 촬영한 영상 또는 SNS에 올라온 게시물들을 활용해 기사를 만들기도 합니다.
잘 찍어서 첨부한 자료 사진이 우리가 작성한 보도자료를 기사화도 시켜주고, 기사를 더 크게 만들어주는 역할도 한다는 사실을 잊지 말아야 합니다.
다만 사진은 보도자료의 내용을 잘 표현하고 있어야겠죠... 앞서 예를 들었던 소아 발열 질환 내용의 보도자료 라면 의사가 어린아이를 진찰하는 모습, 체온을 체크하는 모습의 사진이면 좋겠죠.
5. 담당자 연락처를 남겨라
보도자료 상단 또는 말미 등 담당자 연락처를 남기는 것이 중요합니다. 아무리 우리가 쉽고 상세하게 보도자료를 작성했다고 하지만, 기자 입장에서는 궁금한 점이 생길 수 있습니다.
때에 따라서는 추가 취재를 통해 우리가 기대했던 것보다 더 크게 기사회 될 수도 있습니다.
그런데 기자가 보도자료를 보고 기사를 작성하던 중 궁금한 점이 생겨 연락을 하려고 하는데 어디에도 담당자 연락처가 없다면 기사 작성을 중단하거나, 더 많은 내용을 담을 수 있는 기사가 단신 정도로 작아질 수도 있습니다.
보통 언론홍보를 오래 담당하셨던 분들이야 그 동안 기자들과 네트워트도 만들어 오셨을테고, 기자분들도 굳이 보도자료에 연락처가 없어도 개인적으로 연락처를 저정해 놓으셔서 문제가 없을 것입니다.
하지만 기자분들도 출입이 바뀌고, 부서를 옮기는 경우가 많으니 보도자료에는 담당자 연락처... 가능하면 바로 연결이 될 수 있는 핸드폰 번호를 남기는 것이 좋습니다.
보도자료를 작성할 때 인용문을 활용하라던지, 간결하게 쓰라던지 참고할 내용들이 많지만 위 5가지 원칙만 잘 지켜도 훌륭한 보도자료가 될것 같습니다.
특히 의료계는 의료법의 규제를 받고 있어 최고, 최초 등 과장된 표현을 사용할 때 특히 주의해야 합니다. 최대한 중립적이고 객관적으로 작성해야 한다는 점 명심하세요 ^^
